آیین نامه وجین

 

این آیین نامه در جلسه هیات رئیسه دانشگاه مورخ 22/12/91 تصویب و طی نامه شماره 288523/92 جهت اجرا به کتابخانه مرکزی ابلاغ شد.

 

آیین نامه وجین

1 - تعاریف آئین نامه

1- وجین: عمل حذف کردن نسخه های زائد کتابها و موادی است که به ندرت مورد استفاده قرار می گیرند یا به کلی قابل استفاده نیستند.

2- کتابدار متخصص: کسی که دارای مدرک کارشناسی و یا بالاتر بوده و یا حداقل 7سال سابقه و تجربه عملی در کتابخانه های دانشگاه را داشته باشد.

3- ویرایش: اگرنویسنده اصلی و یا شخص دیگری درمتن منابع تغییراتی بدهد و منبع به چاپ برسد ویرایش نامیده میشود (حتی اگر درقطع، صحافی، تصاویر و... کتاب نیز تغییراتی داده شود ویرایش جدید تلقی می گردد).

مقدمه:

وجین در علم کتابداری بیشتر به تصفیه و پالایش مجموعه کتابخانه از مواد اطلاعاتی بی استفاده و یا از رده خارج و یا موادی که به ندرت از آنها استفاده می شود تعبیر شده است و یکی از عناصر مهم مجموعه سازی است.برای آنکه کتابخانه تبدیل به انباری مرده از کتاب و سایر منابع اطلاعاتی بلااستفاده نگردد، عمل وجین منابع امری ضروری است. ارزشیابی منابع موجود و به تبع آن کنار گذاشتن منابعی که به دلایل منطقی باید از مجموعه کتابخانه خارج شوند یکی از وجوه اساسی مدیریت مجموعه است و باید به طورثابت، دائمی ومنظم انجام گیرد. برای وجین کردن مشکلاتی چون کمبود وقت، پرسنل، ویا امکان انتخاب غلط درمورد حذف منابع وجود دارد. به همین منظور آئین نامه وجین منابع اطلاعاتی کتابخانه های تحت پوشش دانشگاه علوم پزشکی سمنان تدوین یافته است تا با تلاش همکاران کتابدار در کتابخانه های تحت پوشش به لحاظ محتوای اطلاعاتی، شاهد مجموعه هایی پویاتر و جذابتر برای جامعه دانشگاهی باشیم.

 

2- اهداف وجین منابع کتابخانه:

-    ایجاد فضای مناسب و کافی برای منابع جدید

-    سهولت دسترسی به منابع اطلاعات موجود

-     پویا و زنده نگهداشتن مجموعه کتابخانه

 

3- مراحل انجام وجین:

   3-1 رف خوانی

 قبل از شروع عملیات وجین ابتدا عمل رف خوانی کتابخانه مربوطه انجام می شود (بنا به پیشنهاد ریاست کتابخانه مرکزی و موافقت هیات رئیسه دانشگاه در حال حاضر هر 3 سال یکبار انجام می گیرد) و تمامی منابع مجموعه ها ازلحاظ منابع مفقودی، امانت وموجودی کنترل و بازبینی می شود. این کارتوسط کتابداران کتابخانه مربوطه صورت می گیرد.

* تبصره یک : شروع کار وجین منابع در هر کتابخانه بدون انجام رف خوانی  غیرممکن و ممنوع است.

* تبصره دو: جهت این امر کتابخانه ها به تشخیص سرپرست کتابخانه می توانند وظایف سرویس دهی و خدمات امانت خود رادرمقطع زمانی مناسب تعطیل نمایند تا با دقت بیشتری مراحل فوق انجام شود.

* تبصره سه: کتابخانه های تحت پوشش برای انجام عمل وجین کتابها می بایستی زمان و وقت مناسب وخاصی را برای دقت بیشتر در وجین منابع انتخاب نمایند. بهترین مقطع زمانی تعطیلات بین دو ترم تحصیلی و یا آخر هر سال پیشنهاد می گردد.

  • تبصره چهار: کتابداران می بایست مشخصات کتب مفقودی را طبق فرم زیر تنظیم نموده و به کتابخانه مرکزی دانشگاه ارسال نمایند.

 

3-2 ارزیابی مجموعه :

باتوجه به مفاهیم موجود درمقدمه، کتابداران موظفند در این مرحله ابتدا کتب مرجع رشته های تخصصی مرکز مربوطه که ازنظر زمان و ویرایش روزآمد می گردند را تشخیص داده

وسپس در صورت تهیه ویرایش های جدید ، ویرایش های قبلی را وجین نمایند.

 

3-3 معیارها و ضوابط وجین :

کتابداران می توانند حسب تشخیص و مقررات وضع شده  کتب موجود را با توجه به وضع ظاهری، نسخ تکراری، میزان استفاده و یا محتوای قدیمی به شرح زیر از مجموعه ی کتابخانه وجین نمایند.

3-3-1  کتابهای فرسوده ومستعمل که امکان صحافی ویا اصلاح نداشته و در حال حاضر نیز از اعتبارعلمی لازم برخوردار نیستند جزو کتب وجینی محسوب میشوند.

3-3-2 نسخه های تکراری و فراوان ازیک عنوان و یک ویرایش را که به تشخیص کتابدار از اهمیت و استفاده آن کاسته شده است را میتوان به یک یا چند نسخه محدود تقلیل داد.

* تبصره: کتابداران میتوانند درصورت نیاز تعدادی ازنسخ حداقل یک ویرایش قدیمی تر از ویرایش آخر کتاب را نیز در مجموعه خود و در کنار ویرایش های جدید حفظ نمایند.

3-3-3 کتب پراستفاده که امکان تهیه ویرایش جدید آنها به هر دلیل فراهم نباشد تا زمان خریداری باید با صحافی در کتابخانه نگهداری شوند و وجین آنها ممنوع می باشد. 

3-3-4 کتبی که ازنظرترجمه ،موضوع، محتوا، زمان یا ویرایش قدیمی شده اند و در طی سه سال گذشته استفاده کننده ای نداشته اند بنا به نظر کتابداران می توانند وجین گردند.

4-3-5 درمورد نشریات ادواری و مجلات صرفا" مواردی که بصورت تکی و یا اهدایی ارسال شده اند و از نظر محدوده زمانی قدیمی بوده (بیش از2 سال ازانتشارات آن گذشته باشد) و در حال حاضر نیز نسخ روزآمد آنها به کتابخانه مربوطه ارسال نمی گردد، می توانند وجین گردند.

4 - پس از وجین :

4-4-1 تمامی کتابخانه ها موظفند پس از وجین کتابهای مذکور، آن ها را  از دفتر ثبت و نرم افزار جامع کتابخانه حذف نمایند.

4-4-2 کتابخانه مرکزی و سایر کتابخانه های تابعه می توانند کلیه کتب وجین شده را با کسب اجازه از معاونت تحقیقات و فناوری دانشگاه ابتدا به مدت 2 ماه در معرض دید اعضا قرار دهند تا به طور رایگان در اختیار آنها قرار گرفته سپس اقدام به فروش آنها نموده، درآمد حاصله از آن صرف خرید کتابخانه یا تجهیزات برای کتابخانه شود.

4-4-3 لیست منابع وجین شده باید در اختیار امین اموال مجموعه تشکیلاتی مرتبط قرار گیرد تا از لیست اموال کتابخانه و تعهد کتابداران خارج شود .

 

    فرم شماره 4

ردیف

عنوان

نویسنده

سال انتشار

شماره ثبت

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

رئیس کتابخانه

 

 

 

 

 

مدیر داخلی

 

 

 

 

 

کتابدار

 

 

 

 

 

کتابدار

 

 

 

 

 

کتابدار

 

 

 

PDF آئین نامه وجین